Zeitmanagement und Selbstorganisation – 7 Tipps & Tricks

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Und schon wieder ist ein Monat um! Unglaublich, wie die Zeit vergeht!

Für mich bedeutet das Ende eines Monats immer, einen Blick zurück zu werfen und zu reflektieren, was sich so getan hat. Im Zuge von Dailymaybes Blogprojekt „12 Möglichkeiten zur Selbstverbesserung“ bedeutet das vor Allem auch ein Resümee zu ziehen, an welcher Eigenschaft ich im Mai gearbeitet habe.

Aufgabe des Projektes ist es, jeden Monat eine persönliche Eigenschaft in den Fokus zu setzen, an der man arbeiten und die man verbessern möchte. Das Ziel ist es, am Ende des Jahres Fortschritte in der eigenen Persönlichkeitentwicklung gemacht zu haben.

Nun, im Mai 2018 waren es bei mir eindeutig zwei Punkte, an denen ich arbeiten musste: Zeitmanagement und Selbstorganisation.

Ich habe in den letzten Wochen viele Beiträge zum Thema Stressreduktion geschrieben (wie beispielsweise hier: Durchhalten in stressigen Zeiten – So klappt´s!), weil dieses Monat für mich mehr als fordernd war und ich meine Bewältigungsstrategien mit euch teilen wollte, damit ihr aus meinen Erfahrungen lernen und es besser machen könnt als ich.

Ich denke es ging vielen Anderen ebenso, vor allem WebsitebetreiberInnen, die mit der DSGVO zu kämpfen hatten, beklagten sich oft. Auch Dailymaybe´s Blog ist vorübergehend nicht erreichbar, da sie ihre Seite noch DSGVO- fit macht 😉 Sobald sie wieder online ist, verlinke ich euch ihr Projekt in diesem Beitrag natürlich! 

Aber nicht nur der Blog bereitete mir manchmal Kopfzerbrechen, auch andere Anforderungen galt es zu bewältigen, sowohl beruflich als auch privat.

Wenn eine solche Lawine an Aufgaben auf einen zurollt, kann man diese nur unter Kontrolle bringen, indem man sich einen Plan zurechtlegt, wie man vorgehen möchte.

Hier also ein paar Tipps und Tricks, die mir persönlich dabei geholfen haben, mein Zeitmanagement und meine Selbstorganisation zu verbessern:

  • Prioritäten setzen

Hilfreich ist es, vorab einmal alle bekannten Termine und Verpflichtungen, sowie zugehörige Deadlines aufzuschreiben und nach Wichtigkeit zu ordnen. So verschafft man sich einen ersten Überblick und kann gleichzeitig auch Spielräume einplanen. Denn es  kommen bestimmt immer wieder spontane Aufgaben hinzu, die eine gewisse Flexibilität erfordern…

  • Flexibilität

Da wären wir auch schon beim nächsten Punkt.

Es ist total wichtig, dass man sich genug Freiräume zwischen den Erledigungen lässt und seine Zeit nicht komplett verplant. Abgesehen davon, dass man ja auch noch ausreichend Freizeit haben möchte, ist es sinnvoll, Aufgaben nicht auf den letzten Drücker zu erledigen. Lieber alle To-Do´s so planen, dass man eine Woche vor der Deadline mit gewissen Dingen fertig ist, um noch flexibel genug zu bleiben, falls doch noch etwas dazwischen kommt.

Im Sinne der Stressreduktion sollte man sich also ausreichend Luft zwischen den Terminen lassen.

  • Nicht Aufschieben!

Wenn ihr einen Termin, oder die Fertigstellung einer Aufgabe fixiert habt, widersteht der Versuchung, diese/n aufzuschieben!

Verrichtet die Dinge innerhalb der von euch gesetzten Frist, dann könnt ihr die Zeit danach auch richtig genießen und ihr habt nicht mehr dauernd den Gedanken im Hinterkopf, dass noch etwas erledigt werden muss.

Dinge aufzuschieben kann man sich vielleicht dann leisten, wenn nur sehr wenige Aufgaben abzuarbeiten sind. Aber wenn es sich um die oben genannte „Lawine“ handelt, solltet ihr damit aufhören, Ausreden zu (er)finden, weshalb ihr euch dieser Herausforderung nicht stellen könnt.

Ganz nach dem Motto: Erst die Arbeit, dann das Vergnügen. 😉

  • Zwischendurch ein Fazit ziehen

Worauf ich selbst gerne mal vergesse, was aber ebenfalls sehr wichtig ist, ist, sich zwischendurch hinzusetzen und nochmal einen Blick auf die To-Do-Liste zu werfen. Eventuell haben sich die Prioritäten verschoben, oder es sind neue Aufgaben hinzugekommen, die eingeplant werden müssen.

Ebenso kann es motivierend sein, die erledigten Dinge von der Liste zu streichen und noch einmal zu visualisieren, was man bereits alles geschafft hat!

  • Rituale schaffen

Genauso wie Rituale  beim Überwinden von Schlafstörungen wichtig sein können, ist es auch im Alltag wichtig, einem festgelegten Rhythmus zu folgen, wenn man viel um die Ohren hat.

Das kann bedeuten, dass man sich angewöhnt, jeden Tag eine halbe Stunde früher aufzustehen, zur selben Zeit die Mittagspause einzulegen, etc. …

Am Wichtigsten aber ist es, herauszufinden, zu welcher Tageszeit man sich am produktivsten fühlt. Manche Leute arbeiten am Morgen am effizientesten, andere Nachts.

Je nachdem wie das bei euch ist, solltet ihr euren Tag dementsprechend planen. Ihr schreibt eure Blogbeiträge am liebsten abends im Bett? Dann sollte das für die stressige Zeit auch euer fixes Ritual werden.

*Wichtig*:

Schafft euch aber nicht nur für die Arbeit Rituale, sondern ebenso für eure Freizeit!

Ihr wisst, dass eine Woche ganz besonders dicht besiedelt ist mit Terminen? Dann macht euch Gedanken über ein zeitliches Schlupfloch und tragt euch in eurem Kalender ganz dick „Qualitytime“ ein. Und diese nutzt ihr dann ganz bewusst. Weg mit den Gedanken an Verpflichtungen. Einfach mal abschalten.

  • Digitale oder analoge Hilfsmittel

Findet heraus, ob es euch leichter fällt, wenn ihr eure Termine im Smartphone mit Erinnerung einspeichert, oder ob euch Post-It´s am Kühlschrank eher auf eure Verpflichtungen aufmerksam machen.

Die richtigen Hilfsmittel für die Terminplanung sind das Um und Auf, wenn es viele  Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen gilt.

  • Multitasking

Dies ist der Punkt, bei dem alle Männer vermutlich die absolute Krise bekommen und Frauen mit achselzuckender Selbstverständlichkeit sagen : „Multitasking? – Kann ich.“

Wenn man die Fähigkeit besitzt, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, kann man dadurch irrsinnig viel Zeit sparen.

Ein Beispiel dafür sind mein Freund und ich beim Wohnungsputz. Was ich in zwei Stunden wirklich effektiv erledige, dauert bei ihm gerne mal vier Stunden.

Während ich die Küche putze, wirkt einstweilen in Bad und WC das Reinigungsmittel ein, sodass ich danach nur noch kurz drüber schrubben und abspülen muss.

Er hingegen wartet neben der Badewanne bis die Einwirkzeit des Putzmittels vorbei ist und steht Däumchendrehend daneben, weil er nicht darüber nachdenkt, dass er in der Zwischenzeit andere Dinge erledigen könnte.

Also zur Umsetzung im Alltag für Euch: Überlegt euch, was ihr zeitgleich erledigen könnt. Während dem Schreiben des nächsten Blogbeitrags, die Haarmaske einziehen zu lassen, oder im Zug auf dem Weg zur Arbeit wichtige Telefonate zu erledigen… Es sind oftmals die Kleinigkeiten, die uns wichtige Zeit rauben. Und das Gefühl von Zeitmangel verursacht nunmal Stress. Und diesen gilt es hier zu vermeiden.

Das Gute daran: Multitasking kann jeder lernen! Das ist reine Gewohnheitssache! Man muss nur ein wenig sein Denkmuster verändern und das kommt mit der Zeit, wenn man sich darauf einlässt und effektiv daran arbeitet.

 

So, meine Lieben. Das waren sie, meine Tipps für besseres Zeitmanagement und Selbstorganisation!

Ich hoffe sie haben euch gefallen und ihr fandet sie hilfreich! 🙂

Liebe Grüße, eure Kay.

 

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Lasst mir gerne euer Meinungen und Gedanken dazu in den Kommentaren da, ich freue mich immer über euer Feedback 🙂 ! 

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20 Kommentare zu „Zeitmanagement und Selbstorganisation – 7 Tipps & Tricks

  1. Liebe Kay,
    das ist ein sehr spannender Artikel! Ich habe auch einen Zeitplan, gebe aber zu, dass ich ihn doch gewissenhafter füllen könnte. Oft trage ich hinterher ein, was ich am Tag gemacht habe, anstatt das eine Woche im Voraus zu planen. Zur Zeit weiß ich aber sehr gut, was ansteht und habe kein Chaos im Kopf, sodass ich mir das eher aufschreibe, um hinterher zu wissen, wann ich was gemacht habe. Trotzdem benutzte ichden Plan, vor allem wenn viele Dinge anstehen ist es unbedingt hilfreich.
    Bei der Sache mit dem Multitasking möchte ich noch etwas ergänzen. Das mit dem Freund, der wartet, bis das Zeug eingezogen ist, ist so lustig 😁 Allerdings glaube ich, dass Multitasking nur dann funktioniert, wenn eine der Tätigkeiten eine Tätigkeit ist, die Warten bedeutet und passiv ist, wie z.B Zug fahren, WC-Zeug oder etwas anderes einwirken lassen, Waschmaschine laufen zu lassen etc. Sobald man zwei Tätigkeiten macht, auf die man sich im einzelnen konzentrieren muss, klappt es nicht mehr so gut und kann zu Unfällen oder ungewollten Aktionen führen. Das können Frauen genausowenig wie Männer.
    Liebe Grüße
    Tina

    1. Ja liebe Tina ich stimme dir im Punkt Multitasking voll zu, das ist eine wichtige Ergänzung 🙂
      Solange du deinen Plan im Kopf hast ist ja alles gut, das ist bei mir meist auch so, aber es gibt durchaus Zeiten, die ein wenig Management erfordern😉
      Liebe Grüße und danke für deinen Kommentar! Dir noch einen schönen Tag!

  2. hihi, ich musste gerade ein bissel schmunzeln, weil es an meiner Uni einen Kurs gibt, der genau diesen Titel trägt 😉

    deine Tipps finde ich aber auf jeden Fall super! ich finde v.a. eine gute Planung sehr wichtig – dazu gehört natürlich Prioritäten zu setzen und auch ein bisschen Flexibilität! an Multitasking glaube ich allerdings nicht wirklich … meiner Meinung kann man eine Aufgabe nur dann 100% schaffen, wenn man ihr auch 100% der Aufmerksamkeit widmet 😉

    liebste Grüße auch,
    ❤ Tina von liebewasist.com
    Liebe was ist auf Instagram

    1. Hey Tina! Freut mich, dass dir meine Tipps gefallen!

      Das mit dem Multitasking stimmt, daher kann man auch nur Aufgaben gleichzeitig erfüllen, wenn eine davon keine bestimmte Leistung erfordert, sodass man die andere voll erfüllen kann 🙂 Also ich würde ohne Multitasking manches echt nicht auf die Reihe bekommen 😂

      Liebe Grüße und danke für deinen Kommentar!

  3. Wirklich tolle Tipps, vielen Dank dafür!

    Ich habe leider überhaupt kein Gefühl für Zeitmanagment und mache alles immer durcheinander und je nach Zeitdruck. Ohne Zeitdruck geht bei mir (leider) nichts. Deine Tipps werde ich mir auf jeden Fall zu Herzen nehmen. 🙂

    Liebe Grüße
    Lisa

    1. Du bist da nicht die Einzige, ich kenne viele, die den Zeitdruck brauchen, um Dinge zu erledigen 😀 so sind die Menschen verschieden😉

      Liebe Grüße!

  4. Hey Kay,
    toller Beitrag, gerade mit dem sofort erledigen habe ich es nicht so. Ich schiebe gerne Dinge auf, vor allem derzeit die Steuererklärung. Tolle Uhr.
    Liebe Grüße
    Anja von Castlemaker.de

  5. Ein super Beitrag, der mich nur wieder daran erinnert, am Zeitmanagement zu arbeiten. Ich schiebe auch gerne auf – daran muss ich definitiv arbeiten.

    Liebe Grüße, Bea.

  6. Liebe Kay,
    wieder mal ein toller Beitrag von dir.
    Ich hab mir vor Jahren mal auch Gedanken zur Stressreduktion gemacht. Ich lass mich nicht mehr stressen. Alles was ich schaffe, schaffe ich und alles andere wird am nächsten Tag so gut wie es geht erledigt. Natürlich setzte ich mir auch das Prioritäten aber ich lass mich nicht mehr stressen von „Das muss heute fertig werden“

    Alles Liebe,
    Julia
    https://www.missfinnland.at

    1. Ja das versuche ich grundsätzlich auch, liebe Julia. Gerade im Hinblick auf die Work-Life Balance ist eine solche Einstellung wichtig.
      Aber wenn ich gar nicht plane, wird nie was fertig und so läuft es einigermaßen stressfrei ab 😀

      Liebe Grüße!

  7. Ich musste gerade etwas schmunzeln, da der Absatz zum Thema Wohnungsputz über uns sein könnte. 😀

    Gerade lästige, unangenehme Aufgaben schiebe ich gerne immer weiter vor mir her, was jedoch oft zu einem zusätzlichen Druck und Stress führt. Aber die Einsicht ist ja bekanntlich der erste Weg zur Besserung. 😀 Ich werde daher künftig v.a. an meiner Aufschieberitis arbeiten. 🙂
    Auch dem Vor-Augen-Halten des bereits Geschafften sollte ich wieder mehr Beachtung schenken. Das vergesse ich leider auch sehr leicht.
    Vielen Dank jedenfalls für den interessanten Beitrag und die tollen Tipps!
    Liebe Grüße
    Julie

    1. Ach da sind wir uns recht ähnlich, die Aufschieberitis gehörte auch lange zu meinen Grundeigenschaften. Bis auf ein paar wenige Punkte habe ich sie aber mittlerweile im Griff 😀
      Ja ich glaube den Punkt mit dem Wohnungsputz kennen viele Paare 🙈
      Liebe Grüße!

    1. Oh danke, Linni! Freut mich, dass dir meine Tipps gefallen 😊 Viel Erfolg bei der Umsetzung😉

      Liebe Grüße und noch einen schönen Abend❤️

  8. Schöner Beitrag! Gute Tipps und Tricks.Tja nur mit dem dann arbeiten wenn man seine Zeit hat, passt bei Familienleben nicht immer.

    LG aus Norwegen
    Ina

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